Mentions légales et Protection des Données à caractère personnel

Mentions Légales

Éditeur du site

32 rue Molière, 69006 Lyon
Téléphone : 09 72 47 40 49
Mail : contact(arobase)france-edl(point)fr
SIRET : 528 358 617

Activité : ETAT DES LIEUX ET DIAGNOSTICS

Responsable de publication : Guillaume Baudin

Site réalisé par

Arobiz

Agence web
www.arobiz.com
05.59.55.35.87
Mail : contact(arobase)arobiz(point)com
SIRET 490 097 888 000 13

Hébergeur du site

Octopuce SARL

www.octopuce.fr
Capital : 50000 €
25 rue Popincourt 75011 PARIS
RCS Paris B 480 189 067

Cookies

Les informations récoltées ont pour seule utilité la mesure de l'audience de notre site internet.

Protection des Données à caractère personnel

Le Client est défini dans les présentes comme le professionnel utilisant les Services en ligne EDL PRO fournis par FRANCE EDL.

Aux termes du présent Contrat, FRANCE EDL est, d’une part, Responsable du traitement des Données à caractère personnel (ci-après « DCP ») du Client qu’elle traite (Titre I) et, d’autre part, Sous-traitant du traitement des données des clients et des personnes concernées par les Prestations du Client qui sont collectées par ceux-ci lors de la réalisation des Prestations de services en utilisant les Services en ligne (Titre II).

Le traitement étant définit comme « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.»

TITRE I. PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DU CLIENT

FRANCE EDL prend les dispositions nécessaires afin d'assurer un niveau de sécurité des DCP, en conformité avec la loi française n°78-17, dite « Informatique et libertés » et le Règlement européen sur la Protection des Données n°2016/79 du 27 avril 2016.

1. Détail des Données personnelles collectées

FRANCE EDL collecte les informations pour laquelle le Client donne expressément son consentement (Identité, Informations juridiques, Identité et coordonnées des interlocuteurs, RIB ou Carte bancaire, Logiciels utilisés) et qu’il fournit volontairement notamment lorsque :

- Il crée ou modifie un compte Client dans son espace dédié ;

- Il effectue une commande ou souscrit à un abonnement ;

- Il règle une commande ou un abonnement ;

- Il navigue et utilise les Services en ligne en naviguant ;

- Il contacte le service client ou le service commercial ;

- Il édite un état des lieux.

Lorsque le Client remplit des champs, le caractère obligatoire de l’information qui lui est demandée est signalé par un astérisque, ces informations étant nécessaires pour permettre à FRANCE EDL de remplir ses obligations vis-à-vis du Client, à savoir fournir les Services en ligne tels que contractuellement prévus. Si ces informations obligatoires ne sont pas communiquées, FRANCE EDL ne pourra pas rendre le Service attendu.

2. Finalité de la collecte des Données

FRANCE EDL utilise les DCP de son Client, dans le cadre de l’exécution du présent Contrat qui la lie à son Client, pour un ou plusieurs objectifs suivants :

- Pour effectuer des opérations relatives à la gestion de la relation contractuelle (tels comptabilité, gestion du compte Client, suivi de la relation FRANCE EDL / Client, gestion des réclamations) ;

- Pour la gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité ;

- Pour les besoins de la réalisation des Services en ligne (réalisation et édition d’état des lieux).

3. Durée de conservation des données personnelles collectées

Les DCP sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les Données collectées pour la gestion de la relation contractuelle seront conservées pendant une durée de :

- Cent quatre-vingt (180) jours suivant la date d’édition du document d’états des lieux de sortie en PDF ;

- Cinq (5) ans suivant la fin de ladite relation contractuelle, lorsqu’elles présentent un intérêt administratif, notamment pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat (états des lieux d’entrée et diagnostics) et/ou lorsqu’elles concernent les biens immobiliers, leurs propriétaires et les mandants (Syndic, agence de gestion locatives) ;

- Dix (10) ans suivant la fin de ladite relation contractuelle, lorsqu’elles présentent un intérêt comptable, pour l’établissement de la preuve des documents comptables et des pièces justificatives (factures).

Au-delà de ces délais,

- Les documents générés en PDF (états des lieux, diagnostiques techniques et bons de commande avec ses pièces jointes, factures) seront supprimés ;

- Les DCP collectées dans le cadre de l’utilisation des Services en ligne pour la réalisation des Prestations de services seront anonymisées.

L’anonymisation utilisée par FRANCE rend impossible l’identification des locataires entrants, présents et sortants et/ou leurs représentants en cas d’absence, des candidats à la location et des propriétaires des biens immobiliers, par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible.

L’anonymisation des données n’ayant pas d’impact sur la vie privée des locataires entrants, présents et sortants et/ou leurs représentants en cas d’absence, des candidats à la location et des propriétaires des biens immobiliers, permet ainsi de conserver les données anonymisées au-delà de la durée légale ou d’usage de conservation.

Le Client ne saurait par conséquent rechercher la responsabilité Responsable du traitement, au motif que celui-ci n’aurait pas conservé des DCP traitées pour son compte au-delà des délais mentionnés ci-dessus.

4. Détail des destinataires des données personnelles

Les DCP du Client de la société FRANCE EDL sont communiquées :

- Aux salariés de la société FRANCE EDL habilités à exploiter de telles Données ;

- Aux prestataires de services (sous-traitants) avec lesquels FRANCE EDL travaille pour l’exécution de certains services proposés par FRANCE EDL pour la finalité et la durée de conservation précédemment mentionnées, et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.

A savoir :

- Pour l’hébergement des Données liées à l’utilisation des Services en ligne ;

- Pour la maintenance et les mises à jour des Services en ligne ;

- Pour la signature électronique des devis et contrats de sa clientèle ;

- Pour la gestion de la relation client (markéting, démarchage commercial) ;

- Pour la réalisation d’états des lieux et de diagnostics lorsque cette mission est confiée à FRANCE EDL.

Les DCP ne sont pas commercialisées par FRANCE EDL.

Les DCP pourront être communiquées par FRANCE EDL sur réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives sans que le Client ne puisse s'y opposer.

Le Client donne ainsi son consentement à FRANCE EDL à faire appel aux sous-traitants ci-dessus désignés.

5. Détail du lieu de stockage des données personnelles et des modalités de sécurité

Les DCP collectées par la Société FRANCE EDL sont stockées dans les bases de Données de ses prestataires de services mentionnés ci-dessus, lesquels sont situés au sein des Etats de l’Union Européenne.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les Données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

FRANCE EDL met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des DCP traitées.

Lorsque FRANCE EDL recourt à ses prestataires mentionnés ci-dessus, elle ne lui communique des DCP qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

FRANCE EDL conclut avec ses prestataires ou sous-traitants mentionnés ci-dessus, dans le respect de ses obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des DCP par ces derniers, pour que les conditions contractuelles prises par FRANCE EDL avec ses clients soient pleinement respectées.

De même, FRANCE EDL effectue des audits de ses propres services, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.

6. Détail des droits des personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles

Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des DCP le concernant, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et à la portabilité de ses données.

Le Client dispose également d’un droit d’opposition pour motif légitime au traitement de ses DCP, ainsi que d’un droit d’opposition au traitement de ses Données à des fins de prospection. Le Client dispose enfin d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Le Client peut exercer ses droits à tout moment en adressant une demande au service client de FRANCE EDL et précisant l’adresse à laquelle devra parvenir la réponse :

- soit par courriel à rgpd@france-edl.fr

- soit par courrier postal à : FRANCE EDL – 32 Rue Molière, 69006 LYON – FRANCE.

Une réponse sera adressée à la personne concernée dans un délai compris entre un et deux mois suivant la réception de ladite demande.

TITRE II. MISE EN ŒUVRE DES OPERATIONS DE TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL PAR LE SOUS-TRAITANT FRANCE EDL POUR LE COMPTE DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT (CLIENT)

1. Liste des parties

Responsable du traitement :

Le Client utilisant les Services en ligne fournis par FRANCE EDL.

Sous-traitant :

La Société FRANCE EDL

32 Rue Molière, 69006 LYON

Monsieur Guillaume BAUDIN, Dirigeant, rgpd@france-edl.fr

2. Objet et champ d’application

FRANCE EDL assure le rôle de Sous-traitant au sens de l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD (règlement générale de la protection des données), c’est-à-dire qu’il assure le traitement des DCP pour le compte de son client étant, lui aussi responsable de traitement selon le Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD.

En application de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD, tout traitement mis en œuvre par un sous-traitant doit être régi par un contrat comportant les mentions obligatoires détaillées aux points a) à h) de ce même article. Le Responsable du traitement et le Sous-traitant acceptent les présentes dispositions afin de garantir notamment le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD.

3. Respect de la réglementation en vigueur par le Responsable de traitement

Le Responsable du traitement s’engage expressément à respecter la réglementation en vigueur et notamment la loi française n°78-17, dite « Informatique et libertés » et le Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD.

4. Instructions

Le Sous-traitant ne traite les DCP que sur instruction documentée du Responsable du traitement, c’est-à-dire selon les instructions écrites prévues ci-après dans la clause intitulée « Description du ou des traitements » ou toute autres instruction écrite éventuelle que le Responsable du traitement communiquerait au Sous-traitant, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu de la réglementation applicable.

Dans ce cas, le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public.

Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le Responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des DCP. Ces instructions doivent toujours être documentées.

5. Description du traitement

5.1 Catégories de personnes concernées dont les Données à caractère personnel sont traitées

- Les locataires entrants, présents et sortants et/ou leurs représentants en cas d’absence ;

- Les candidats à la location ;

- Les propriétaires des biens immobiliers ;

- Administrateurs de biens, agences de gestion locative et leurs interlocuteurs dédiés ;

- Les techniciens indépendants réalisant les états des lieux et les diagnostiques.

5.2 Catégories de Données à caractère personnel traitées

Pour les personnes physiques :

- Identité, Prénoms, Nom ;

- Données de connexion (mail) ;

- Numéro de téléphone ;

- Adresse du bien faisant l’objet d’une Prestation de service.

Pour les personnes morales :

- Forme juridique ;

- Dénomination ;

- Numéro d’immatriculation au RCS ;

- Identité des interlocuteurs dédiés.

Pour tout type de personnes :

- Données de connexion (mail) ;

- Numéro de téléphone ;

- Adresse du bien faisant l’objet d’une Prestation de service ;

- Aucune donnée sensible n’est collectée.

5.3 Nature et finalités pour lesquelles les Données à caractère personnel sont traitées pour le compte du Responsable du traitement

FRANCE EDL utilise les DCP des clients et des personnes concernées par les Prestations du Responsable du Traitement pour les objectifs suivants :

- Pour les besoins de la réalisation des Prestations de services en utilisant les Services en ligne (réalisation et édition d’état des lieux et diagnostics) ;

- Pour la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité.

5.4 Durée du traitement

Le Responsable du traitement est informé que l’ensemble des DCP traitées pour son compte seront anonymisées par le Sous-traitant automatiquement dans les délais suivants :

- Cent quatre-vingt (180) jours suivant la date d’édition du document d’états des lieux de sortie en PDF ;

Au-delà de ces délais,

- Les documents générés en PDF (états des lieux, diagnostiques techniques et bons de commande avec ses pièces jointes, factures) seront supprimés ;

- Les DCP collectées dans le cadre de l’utilisation des Services en ligne pour la réalisation des Prestations de services seront anonymisées.

L’anonymisation utilisée par le Sous-traitant rend impossible l’identification des locataires entrants, présents et sortants et/ou leurs représentants en cas d’absence, des candidats à la location et des propriétaires des biens immobiliers, par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible.

Le Responsable du traitement ne saurait par conséquent rechercher la responsabilité du Sous-traitant, au motif que celui-ci n’aurait pas conservé des DCP traitées pour son compte au-delà des délais mentionnés ci-dessus.

6. Détail des destinataires des données personnelles traitées

6.1 Membres de son personnel

Le Sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux DCP faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat.

Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les DCP s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

6.2 Recours à des sous-traitants par le Sous-traitant

Aux termes des présentes, le Responsable du traitement donne expressément l’autorisation au Sous-traitant de recourir aux sous-traitants pour les besoins suivants exclusivement :

- Pour l’hébergement des Données liées à l’utilisation des Services en ligne ;

- Pour la maintenance et les mises à jour des Services en ligne ;

- Pour la signature électronique des devis et contrats de sa clientèle ;

- Pour la gestion de la relation client (markéting, démarchage commercial),

- Pour la réalisation d’états des lieux et de diagnostics lorsque cette mission est confiée à FRANCE EDL.

Le Sous-traitant informera spécifiquement par écrit le Responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste, à l’avance, donnant ainsi au Responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous- traitants ultérieurs concernés.

Le Sous-traitant veille à ce que ses sous-traitants respectent les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679.

À la demande du Responsable du traitement, le Sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec les sous- traitants.

Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les DCP, le Sous- traitant pourra expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.

Le Sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du Responsable du traitement, de l’exécution des obligations des sous-traitants conformément au contrat conclu avec le sous-traitant.

Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de tout manquement des sous-traitants à leurs obligations contractuelles.

Le Sous-traitant convient avec les sous-traitants d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle, dans le cas où le Sous-traitant cesse d’exister en droit ou serait devenu insolvable, le Responsable du traitement aura le droit de résilier le contrat conclu avec les sous-traitants et de donner instruction à ceux-ci d’effacer ou de renvoyer les DCP.

7. Sécurité du traitement

Le Sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées ci-après pour assurer la sécurité des DCP :

- Politique d’accès administrateur pour garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;

- Back-ups pour rétablir la disponibilité des DCP et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;

- Audits et Pentests pour assurer la sécurité du traitement ;

- Politique de mot de passe pour identifier et autoriser les utilisateurs ;

- Canaux de diffusion cryptés pour protéger les DCP pendant la transmission et pendant le stockage ;

- Kubernetes pour garantir l’enregistrement des événements et pour assurer la configuration des systèmes, y compris la configuration par défaut pour le suivi des logiciels et le fichier de configuration ;

- Politique interne organisationnelle pour la gestion de l’informatique interne et la sécurité informatique ;

- Base de données structurées pour garantir la qualité des données ;

- Anonymisation ou suppression selon la catégorie de DCP pour garantir une conservation limitée desdites données au-delà des délais de conservation.

Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de DCP ou l'accès non autorisé à de telles données (violation de DCP).

Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.

8. Conformité à la réglementation par le Sous-traitant et Audit

Le Sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du Responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses.

Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679.

À la demande du Responsable du traitement, le Sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le Responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du Sous-traitant.

Le Responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du Sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.

Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

9. Assistance au Responsable du traitement

Le Sous-traitant informe sans délai le Responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.

Le Sous-traitant prête assistance au Responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement.

Dans l’exécution de ses obligations, le Sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.

S’il y a lieu, le Sous-traitant aide en outre le Responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le Sous-traitant en procédant à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des DCP («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques et en consultant l'autorité de contrôle compétente préalablement au traitement lorsqu'une analyse d'impact relative à la protection des Données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le Responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque.

10. Notification de violations de Données à caractère personnel

En cas de violation de DCP, le Sous-traitant coopère avec le Responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

A) Violation de données en rapport avec des données traitées par le Responsable du traitement

En cas de violation de DCP en rapport avec des données traitées par le Responsable du traitement, le Sous-traitant prête assistance au Responsable du traitement :

- Aux fins de la notification de la violation de DCP à l’autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais après que le Responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de DCP est peu susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques) ;

- Aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679, doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins: 1) la nature des DCP, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de DCP concernés; 2) les conséquences probables de la violation de DCP; 3) les mesures prises ou les mesures que le Responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de DCP y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais ;

- Aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de DCP à la personne concernée, lorsque la violation de DCP est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

B) Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de DCP en rapport avec des données traitées par le Sous-traitant, celui-ci en informe le Responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Cette notification contient au moins :

- Une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d'enregistrements de DCP concernés) ;

- Les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de DCP ;

- Ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

11. Non-respect des clauses et résiliation

Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679, en cas de manquement du Sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le Responsable du traitement peut donner instruction au Sous-traitant de suspendre le traitement des DCP jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié.

Le Sous-traitant informe rapidement le Responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.